Wie Sie mit Stay-Interviews Ihr Personal binden
Das Austrittsgespräch ist in vielen Unternehmen bereits Standard, wenn Mitarbeitende die Organisation verlassen. Diese Interviews sollen an den Tag bringen, warum manche weiterziehen, und wie das Unternehmen diese Arbeitskraft zum Bleiben hätte motivieren können.
Während Austrittsgespräche durchaus ihren Sinn und Zweck haben, ist ihr Nachteil, dass in der Regel zu wenige dieser Gespräche geführt werden und wenn, dann oft zu spät, um hochkarätige Betriebsangehörige noch zu halten.
Was könnte besser funktionieren? Eine bewährte Methode sind regelmäßige Stay-Interviews, auch Bleibegespräche oder Bindungsgespräche genannt. Sie können aufdecken, wie verdiente Mitarbeitende ihre Arbeit und Ihr Unternehmen beurteilen, und dadurch verhindern, dass diese anfangen, ihre Lebensläufe an Konkurrenzunternehmen zu verschicken.
Bleibegespräche zeigen Ihren Mitarbeitenden, dass Sie diese und ihre Anregungen und Kommentare wertschätzen. Solche Interviews zu führen, könnte ein wichtiger Bestandteil von Programmen zur Förderung des Mitarbeiterengagements sein, die unter anderem Mitarbeiterumfragen, das Beleuchten der Work-Life-Balance und Bemühungen um das Schaffen einer von Diversität geprägten, inklusiven Arbeitsumgebung beinhalten. Stay-Interviews können ein wesentliches Tool im Kampf gegen die kostspieligen und zeitraubenden Wechsel darstellen.
Die US-amerikanische Gesellschaft für Personalverwaltung, The Society for Human Resource Management (SHRM) , berichtet, dass es im Regelfall ein Unternehmen 6 bis 9 Monatsgehälter des/der Mitarbeitenden kostet, diese Person zu ersetzen. Bei einem Jahresverdienst von etwa 60.000 Euro führt dies zu 30.000 bis 45.000 Euro an Kosten für Wiedereinstellung, Schulung und Einarbeitung.
Die Kosten für eine hohe Mitarbeiterfluktuation entstehen durch folgende Faktoren:
- Die ständige Notwendigkeit, neue Mitarbeitende einzustellen und einzuarbeiten (Recruitingkosten, Schulungsaufwand, entgangene Umsätze, geringere Produktivität)
- geringere Wirtschaftlichkeit
- schlechte Arbeitsmoral
- sich verschlechternde Produkt-/Servicequalität
- verringerte Marketing-Rendite
Die schmerzhafte Wahrheit ist, dass Abwanderung das Ergebnis unterm Strich stark beeinträchtigen kann. Bleibegespräche können in Ihrer Strategie, dieser Tendenz entgegenzuwirken, einen wichtigen Pfeiler bilden und Ihnen gleichzeitig wichtige Erkenntnisse vermitteln, mit denen Sie das Arbeitsleben in Ihrem Unternehmen verbessern können. Damit Sie ein Arbeitgeber werden, für den die Menschen gerne arbeiten.
Die Folgen hoher Personalfluktuation
Häufig nennen Unternehmen ihre Beschäftigten als ihr wertvollstes Gut.
Nicht ohne Grund.
Zahllose Studien haben gezeigt, dass sich ein hoher Grad an Engagement, Zufriedenheit und Moral der Mitarbeitenden positiv auf Wirtschaftlichkeit und Kapitalrendite auswirkt und sogar auf den Marktwert der Organisation.
Eine hohe Fluktuation kann all diese möglichen Vorteile gefährden, zum einen über die mit der Einstellung und Schulung neuer Mitarbeitender verbundenen Kosten und Ineffektivität und zum anderen über den Effekt, den Abwanderung auf die Produktivität und Moral der Belegschaft insgesamt hat. Mittel- oder langfristig kann eine hohe Fluktuation sogar dem Ruf eines Unternehmens schaden. Kunden und Verbraucher sind heutzutage gut informiert und einige möchten vielleicht mit Unternehmen, bei denen ihnen alle paar Monate eine neue Ansprechperson mitgeteilt wird, im Kundensupport Fachkenntnis fehlt oder das Personal unzufrieden wirkt, keine Geschäfte machen. Eine hohe Fluktuation kann insbesondere folgende Folgen haben:
Verringerter Umsatz und Gewinn
Neue Arbeitskräften einzustellen ist immer zugleich auch eine Investition. Sie investieren Zeit, Geld und Ressourcen, um den Neueinstellungen zu vermitteln, wie sie ihren Job gut machen können und die Kultur, Mission und Marke des Unternehmens nahezubringen. Wenn Spitzenkräfte abwandern, verlieren Sie gleichzeitig auch einen Teil Ihrer Investition in ihren Erfolg.
Und noch schlimmer: Abwanderung hat auch noch einen zweiten negativen Effekt, denn Sie müssen zusätzlich in neues Personal investieren. Das heißt, Sie müssen hierfür unnötigerweise Zeit, Geld und Ressourcen aufwenden, die Sie sonst anderweitig für das Unternehmen und seinen Erfolgsweg einsetzen könnten.
Schlechte Arbeitsmoral
Abwanderung betrifft nicht nur diejenigen, die das Unternehmen verlassen. Sie wirkt sich auch auf die Verbleibenden aus. Sicher, auch die bestgeführten Unternehmen haben eine gewisse Fluktuation. Das gehört zum Geschäftsleben dazu. Aber wenn Ihre Mitarbeitenden sehen, dass regelmäßig Kolleginnen und Kollegen in großer Zahl das Unternehmen verlassen, kann dies die Moral anknabbern und die Motivation senken. Manche Beschäftigte könnten sich zu fragen beginnen, warum so viele ihrer Kolleg:innen gehen. Möglicherweise kommen diese dann ins Grübeln und überlegen, ob sie ihnen nicht folgen sollten.
Geringere Produktivität
Eine hohe Abwanderungsrate kann die Produktivität sehr stark beeinträchtigen. Der erste Schlag kommt, wenn erfahrene Mitarbeitende kündigen und niemand diese Personen in vollem Umfang ersetzen bzw. ihre Aufgaben ganz übernehmen kann.
Der zweite Schlag folgt während der Neubesetzungsphase, denn die verbliebenen Beschäftigten müssen einige Aufgaben der Gegangenen mitübernehmen, was ihre Arbeitsbelastung erhöht und die Gesamtproduktivität beeinträchtigt. Und da der Tag nur soundso viele Arbeitsstunden hat, bleibt zwangsläufig auch Arbeit liegen. Schließlich werden auch die Bestandskräfte erneut beansprucht, wenn es darum geht, die Neueinstellungen zu schulen und einzuarbeiten, was ebenfalls von der Zeit abgeht, die sie für ihre eigentliche Arbeit benötigen.
Auswirkung auf die Business Continuity
Business Continuity ist formal definiert als „die Prozesse, Verfahren, Entscheidungen und Maßnahmen, die sicherstellen, dass eine Organisation nach einer Störung oder einem Krisenfall den Betrieb wieder aufnehmen kann.“
Salopp gesagt kann man Business Continuity als das Schmiermittel bezeichnen, das das Getriebe reibungslos laufen lässt.
Auch die besten Unternehmen haben mit Veränderungen und Unterbrechungen zu kämpfen, aber bei niedriger Abwanderungsrate kommen diese Firmen in der Regel gut durch solche Zeiten und erfahren nur begrenzt Schaden. In Organisationen mit hoher Abwanderung kann die Business Continuity so stark beeinträchtigt werden, dass es zum einen den Mitarbeitenden immer schwerer fällt, ihre Arbeit zu erledigen. Und zum anderen erfahren die Kunden eine sinkende Reaktionsbereitschaft des Supports, weniger Service und geringere Produktqualität. Eine schlechte Business Continuity kann eine gefährliche Spirale nach unten sein, die den Erfolg und im schlimmsten Fall sogar den Bestand Ihres Unternehmens existenziell gefährden kann.
Stay-Interviews
Stay-Interviews sind wesentlicher Bestandteil einer Strategie, die verhindern will, dass diese möglichen Risiken eintreten. Über solche Bindungsgespräche bleiben die Vorgesetzten mit den Teammitgliedern gut vernetzt und verstehen, was die einzelnen Beschäftigten antreibt und welche Faktoren ihre Produktivität, Moral und Motiviertheit beeinträchtigen.
Was sind Stay-Interviews?
Stay Interviews, Bleibe- oder Bindungsgespräche, sind geplante und strukturierte Mitarbeitergespräche, durch die Manager, anders als bei den Jahresgesprächen, erfahren, warum ihre Mitarbeitenden bleiben und was sie zum Abwandern veranlassen könnte. Diese Gespräche sind dann effektiv, wenn die Manager in einem ungezwungen geführten Interview standardisierte, strukturierte Fragen stellen.
Stay-Interviews dauern in der Regel ca. eine halbe Stunde und werden zweimal im Jahr durchgeführt. Der Zeiteinsatz ist demnach minimal und der potenzielle Nutzen hoch: Faktoren, die die Beschäftigten zum Bleiben veranlassen, werden ebenso erkannt wie die Probleme, die die Fluktuation anheizen.
Vor allem bei den Leistungstragenden in einem Unternehmen können Sie durch diese informellen Gespräche eine Bindung aufbauen, lange bevor jene ernsthaft überlegen könnten, die Firma zu verlassen. Sie erhalten direkt Feedback dazu, was diese Spitzenkräfte zum Bleiben bewegt und was sie veranlassen könnte, ihren Arbeitgeber zu wechseln.
Warum sind Stay-Interviews für ein Unternehmen wichtig?
Bleibegespräche sind sowohl für das Unternehmen als auch für die Mitarbeitenden von Nutzen, eine klassische Win-win-Situation.
Die Tatsache allein, dass Sie solche Interviews führen, vermittelt Ihren Angestellten, dass ihre Meinung zählt und sie gehört werden, denn sie erhalten die Gelegenheit, ihre Sorgen mitzuteilen wie auch das, was ihrer Meinung nach im Unternehmen gut läuft.
Unternehmen können aus den Stay-Interviews schon in einem frühen Stadium Warnzeichen ablesen, die später vielleicht zu Personalfluktuation führen könnten. Insbesondere, wenn es um die Top-Kräfte geht, können Sie entsprechende Trends ausmachen. Dies gibt Ihnen die Zeit und die passende Argumentation für entscheidende Änderungen, die zeigen, dass Sie die Sorgen und Bedenken Ihrer Mitarbeitenden wahrnehmen. Dadurch können Sie das Risiko einer Massenabwanderung Ihrer besten Kräfte verringern.
Wie effektiv sind Stay-Interviews?
Welche Rolle genau Stay-Interviews bei der Bindung Ihrer besten Arbeitskräfte und der Senkung der Mitarbeiterfluktuation insgesamt spielen, kann nur schwer quantifiziert werden. Aber ohne Zweifel sind sie ein wichtiger Pfeiler im Hinblick auf die Stärkung der Mitarbeiterbindung. Und Studien zeigen beständig, dass Unternehmen, die sich durch ein starkes Mitarbeiterengagement auszeichnen, auf vielfältige Weise davon profitieren, sei es durch eine stärkere Bindung ihres Personals, eine größere Mitarbeiterzufriedenheit, mehr Wirtschaftlichkeit oder eine höhere Kapitalrendite.
Vorteile von Stay-Interviews
Es steckt viel Wahres in der Aussage: „Wenn Sie wissen wollen, was jemand denkt, fragen Sie!“
Überraschenderweise aber machen viele Unternehmen dies nicht, oder nicht regelmäßig und nicht auf sinnvolle Weise. Einige fragen auch gar nicht. Wieder andere fahren eine „Politik der offenen Tür“, aber tun zu wenig, um diese zu bewerben oder genau zu erklären, was damit wirklich gemeint ist. Noch andere warten bis zum Austrittsgespräch, wo es in der Regel nicht mehr möglich ist, die Person, die bereits mit einem Fuß aus der Tür ist, zum Bleiben zu überreden. Auch wenn solche Mitarbeitenden durch eine Gehaltssteigerung, eine Beförderung oder andere Zusatzleistungen überzeugt werden zu bleiben, endet dies im Allgemeinen nicht langfristig positiv. Einige in den USA durchgeführte Studien haben gezeigt, dass 50 % bis 80 % der Mitarbeitenden, die ein in der letzten Minute ausgesprochenes Gegenangebot akzeptiert haben, das Unternehmen trotzdem innerhalb von sechs Monaten auf ihr Betreiben hin verlassen.
Stay-Interviews dagegen bieten viele Vorteile:
- Das Mitarbeiterengagement wird verbessert.
- Warnsignale können erkannt und entscheidende Änderungen vorgenommen werden.
- Die Beschäftigten werden stärker an das Unternehmen gebunden.
Tipps für die Konzipierung und Durchführung erfolgreicher Stay-Interviews
Ob für kleine oder große Unternehmen: Stay-Interviews sind eine kluge Sache. Und wenn Sie diese Interviews dann strategisch und mit Bedacht durchführen, können Sie aus ehrlichem und klarem Feedback Ihrer Mitarbeitenden den maximalen Nutzen ziehen. Bei der Durchführung der Bindungsgespräche sollten Sie möglichst Folgendes beachten:
- Planen Sie weit im Vorfeld: Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen haben viele Aufgaben und ihre Zeit ist kostbar. Ein „spontan“ geführtes Interview ist ein Zeichen für fehlenden Respekt in dieser Hinsicht, und die betreffenden Mitarbeitenden könnten befürchten, dass eine bestimmte Leistung bzw. ungenügende Leistung dieses Gespräch veranlasst hat. Sie möchten sicher nicht, dass die zu Interviewenden mit solchen Gedanken in dieses wichtige Gespräch gehen.
- Stellen Sie Sinn und Zweck eines Stay-Interviews klar dar: Erklären Sie offen, was ein Bleibegespräch ist und welche Zielsetzung Sie damit verfolgen: Sie möchten erfahren, was für die einzelnen Teammitglieder funktioniert und was nicht. Betonen Sie, dass das Feedback aus diesem Gespräch dazu dient, proaktiv mögliche Probleme oder Hürden auf dem Weg zum Erfolg zu identifizieren und Optimierungsideen zu sammeln.
- Geben Sie den Beschäftigten genügend Vorbereitungszeit: Niemand wird gerne kalt erwischt. Lassen Sie den Personen, die Sie interviewen möchten, daher ausreichend Zeit, sich auf das Bindungsgespräch vorzubereiten. Idealerweise haben Sie Sinn und Zweck des Interviews eindeutig kommuniziert. Legen Sie den Mitarbeitenden am besten einen grobe Übersicht über die Themen vor, die Sie behandeln möchten, so dass diese schon einmal ihre Gedanken dahingehend sortiert und vorformuliert haben, wenn Sie beide sich für das Interview zusammensetzen. Die Durchführung einer Umfrage zur Mitarbeiterzufriedenheit vor den Bleibegesprächen kann Ihnen bereits wichtige Insights liefern. Darauf basierend können Sie dann die Interviews führen.
- Wählen Sie eine Gesprächsumgebung, in der sich die Interviewten wohlfühlen: Ein Stay-Interview ist mehr ein Gespräch als eine Befragung. Durch die Auswahl des Intervieworts können Sie diese Botschaft vorab vermitteln. Optimal ist ein Platz, an dem sich die Person, die Sie interviewen möchten, wohlfühlt. Bindungsgespräche sollten möglichst in Präsenz durchgeführt werden, denn die Körpersprache Ihres Gegenüber wird Ihnen einiges verraten und Sie können die Gesprächsführung entsprechend anpassen. Muss das Interview als Videokonferenz erfolgen, wählen Sie einen Zeitpunkt, an dem es in der Regel bei der Arbeit ruhiger zugeht.
- Unterscheiden Sie klar zwischen Stay-Interviews und (Halb-)Jahresgesprächen: Bleibegespräche drehen die Jahresgespräche um. Denn jetzt sind es die Mitarbeitenden, die die Leistung des Managements und der Organisation insgesamt beurteilen. Aus diesem Grunde sollten Sie klar kommunizieren, dass das anstehende Gespräch nichts mit dem Jahresgespräch zu tun hat, und dass alles, was die Interviewten sagen, keinen Einfluss auf das so wichtige Jahresgespräch hat.
Die besten Fragen für Bindungsgespräche
Sie haben jetzt die Termine für die Stay-Interviews festgelegt, haben den Zweck dieses Gesprächs klargestellt und den optimalen Ort für die Durchführung gefunden. Was genau fragen Sie nun? Die besten Bindungsgespräche stellen zwar vorgefertigte Fragen, geben aber gleichzeitig genug Raum für ein Gespräch, das sich daraus entwickeln und eine unerwartete Richtung einschlagen könnte. Ein perfektes Szenario, in dem Sie detailliert erfahren, was die Mitarbeitenden denken, fühlen und beschäftigt.
Zeigen Sie den Beschäftigten Ihre Wertschätzung
Gute Fragen in Stay-Interviews sollten den Beschäftigten Folgendes verdeutlichen:
- Sie schätzen deren Treue zum Unternehmen: Alle hören gerne ein Kompliment, auch diejenigen, die dies von sich weisen. Achten Sie daher bei der Formulierung Ihrer Fragen darauf, dass diese Wertschätzung deutlich wird. Sie könnten beispielsweise in die Frage dazu, was der interviewten Person an ihrer Arbeit am besten gefällt, einen aktuellen Erfolg ihrer Arbeit einfließen lassen oder etwas, das diese Person besonders gut kann. Aber: Übertreiben Sie es nicht. Die Interviewten merken sofort, ob Sie ihnen Honig um den Bart schmieren oder allzu viel Lob spenden und das könnte genau den gegenteiligen des gewünschten Effekts haben.
- Ihnen ist nicht nur an Leistung gelegen: Gewinnen ist nicht alles. Natürlich wird eine gute Leistung wertgeschätzt und letztlich ist sie der Schlüssel zum Erfolg des oder der Mitarbeitenden und des Unternehmens. Trotzdem sollte den Beschäftigten bewusst sein, dass das Ergebnis nicht alles ist. Sie sollten erkennen, dass Sie sie als Person schätzen, auch in schwierigen Zeiten. Empathie und Verständnis sind für die Arbeitnehmenden ein sicheres Zeichen, dass Sie ihre Gedanken und Meinungen respektieren und in Ihrem Unternehmen sehr achten.
- Sie sind offen für Änderungen: Jedes Bindungsgespräch können Sie ins Leere laufen lassen, wenn Sie dem/der Interviewten das Gefühl geben, dass Sie sich das alles zwar gerne anhören, aber keine Änderungen folgen werden. Jedoch sollten Sie die Erwartungen auch nicht zu hoch setzen, sondern nur in dem Maße Versprechungen machen, wie Sie diese auch einhalten können. Stellen Sie daher am besten von vornherein klar, dass Sie die Rückmeldung der Beschäftigten schätzen und das Ziel haben, Maßnahmen in Bezug auf die Probleme und Verbesserungsmöglichkeiten zu ergreifen.
Bleibegespräche liefern Ihnen wertvolle Insights
Durch optimale Fragen in Stay-Interviews erhalten Sie:
- Warnsignale, die anzeigen, dass ein wichtiges Teammitglied Unterstützung oder Führung benötigt: Manche Mitarbeitende formulieren ggf. frei heraus, dass sie für eine optimale Leistung weitere Unterstützung brauchen. Andere sind zurückhaltender und führen nur Beispiele an, in denen sie von mehr Unterstützung oder Führung profitiert hätten. In jedem dieser Fälle können Ihnen Bindungsgespräche wichtige Erkenntnisse zu den genannten Herausforderungen liefern, und zwar oft bevor diese sich bis zu einem Punkt entwickeln, an dem ein wichtiges Teammitglied sich nach einer anderen Stelle umschaut.
- Möglichkeiten, wie die Bindung der Mitarbeitenden an Ihr Unternehmen aufrecht erhalten werden kann: Optimale Stay-Interviews identifizieren sowohl Probleme als auch Chancen. Die Interviews können daher zutage bringen, mit welchen Maßnahmen Sie Ihre besten Kräfte binden können. Vielleicht erfahren Sie durch die Gespräche, dass mehrere Beschäftigte produktiver und motivierter wären, wenn sie hybrid arbeiten könnten, also teils im Unternehmen und teils von zu Hause aus. Eventuell finden Sie heraus, dass es einem leistungsstarken Teammitglied große Freude bereitet, anderen zu Erfolg zu verhelfen. Dann könnten Sie schauen, welche Mentoring-Möglichkeiten da sind, die diesem Bedürfnis entgegenkommen. Dadurch wird deutlich, dass Sie immer bereit sind, in Ihre Mitarbeitenden zu investieren, sodass sie sich beruflich weiterentwickeln können.
- Kostengünstige Änderungen, um das Engagement und den Einsatz der Arbeitnehmenden zu honorieren: Wenn Sie noch keine Bindungsgespräche geführt haben, bedeutet ihre Einführung eine Änderung der Kultur in Ihrem Team und in Ihrem Unternehmen, die das Engagement und den Einsatz der Mitarbeitenden vertiefen kann. Darüber hinaus können die Interviews selbst ein Licht auf mögliche kostengünstige Änderungen werfen, die die Meinung der Beschäftigten über ihre Arbeit und Arbeitsumgebung positiv beeinflussen können.
Am Ende einer langen Arbeitswoche fühlen sich die Beschäftigten eventuell erschöpft. Eine Unternehmensrichtlinie, die den Feierabend freitags schon ab 14.00 Uhr erlaubt, könnte zeigen, dass Sie das obige Problem wahrgenommen haben und entsprechend handeln. Oder Sie stellen das Büro mit einfachen Mitteln um, und ermöglichen so entweder mehr Raum für spontane Zusammenkünfte oder für mehr Privatsphäre. Solche Maßnahmen sind Zeichen für Reaktionsbereitschaft und Verständnis, über die Sie im Laufe der Zeit eine stärkere Bindung und Treue zum Unternehmen aufbauen können.
Beispiele für gelungene Fragen in Stay-Interviews
Fragen in Bindungsgesprächen sollten in der Regel keine einfachen Ja- oder Nein-Antworten auslösen. Stattdessen sollten Sie lieber offene Fragen stellen, die die Mitarbeitenden zum Reden und Erläutern ihrer Antworten anregen, damit Sie ein klares Bild von der aktuellen Situation erhalten und davon, was sich die Personen für ihren weiteren Berufsweg wünschen. Hier einige Beispiele für geeignete Fragen in Bleibegesprächen:
- Was würden Sie in Bezug auf Feedback oder Anerkennung Ihrer Leistungen ändern?
- Welche Ihrer Talente, Interessen oder Fähigkeiten sollten wir verstärkt nutzen?
- Womit sind Sie zufrieden, wenn es um die Erledigung Ihrer Arbeit während Ihrer Zeit hier bei uns geht?
- Welche Angebote für flexibles Arbeiten würden Sie darin unterstützen, Ihr Arbeits- und Privatleben in Einklang zu bringen?
- Wenn Sie in Bezug auf Ihre Arbeit, Ihr Team oder unser Unternehmen eine einzige Sache ändern könnten, welche wäre dies?
Die wichtigsten Erkenntnisse
Austrittsgespräche werden auch weiterhin in Ihrem Unternehmen ihren Platz haben. Doch durch die Einführung von Stay-Interviews können Sie Engagement, Zufriedenheit und Produktivität Ihrer Beschäftigten steigern und werden wahrscheinlich weniger Austrittsgespräche führen müssen. SurveyMonkey Enterprise bietet Ihnen alle Tools und Technologien, die Sie für den Aufbau von Mitarbeiterengagement und Produktivitätssteigerung benötigen.