Onboarding neuer Mitarbeiter: So klappt es reibungslos
Um neuen Mitarbeitern den Start im Unternehmen zu erleichtern, ist ein gut durchdachter Onboarding-Prozess unverzichtbar.
Der erste Arbeitstag bei einem neuen Unternehmen ist für alle Beteiligten eine aufregende Sache. Wird der/die Neue den Anforderungen gerecht? Fügt er sich gut ins Team ein? Und fühlt er sich auch wohl? Um den Start für beide Seiten so angenehm wie möglich zu machen, ist ein geplantes Onboarding von Vorteil. Das klingt vielleicht zunächst nach viel Aufwand, ist aber relativ einfach umzusetzen und sorgt für die besten Ausgangsbedingungen für die zukünftige Zusammenarbeit.
Der Onboarding-Prozess: In vier Schritten zum gemeinsamen Erfolg
Als Onboarding bezeichnet man allgemein den Prozess des Willkommen-Heißens und die erste Einarbeitungsphase von neuen Mitarbeitern. Ein gut durchdachtes Onboarding kann bereits in vier einfachen Schritten durchgeführt werden. Wenn Sie als Vorgesetzter oder Teamleiterin noch mehr Ideen haben, wie Sie den gemeinsamen Start optimal gestalten können, sind Ihnen natürlich keine Grenzen gesteckt. Für den Anfang reicht es jedoch, die folgenden vier Aspekte zu berücksichtigen.
- Arbeitsplatz herrichten
Gerade bei Bürojobs ist es wichtig, dass der Arbeitsplatz pünktlich zum ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters einsatzbereit ist. Fehlende Technik oder gar ein Mangel an Büromöbeln sind schließlich nicht gerade Zeichen eines herzlichen Willkommens – und werfen ein schlechtes Licht auf Sie als Arbeitgeber. Kümmern Sie sich also rechtzeitig um die Herrichtung und Gestaltung des Arbeitsplatzes:
Wo soll der/die neue Mitarbeiter/in sitzen?
Gibt es einen Schreibtisch, Stuhl und andere Büromöbel wie Regale oder Schränke?
Ist der Computer inklusive Maus und Tastatur vorhanden und angeschlossen?
Wurde sich um ausreichende Beleuchtung gekümmert? - Organisatorisches erledigen
Neben der Einrichtung des Arbeitsplatzes sind auch zahlreiche Aufgaben zu erledigen, die nicht auf den ersten Blick ersichtlich sind. Im Idealfall sollen sich neue Angestellte bereits von Tag 1 mit ihren zukünftigen Aufgaben beschäftigen können. Und auch alle Formalitäten rund um den Arbeitsvertrag sollten spätestens dann geklärt sein. Schauen Sie also im Rahmen des Onboarding, ob
… Telefon- und Internetanschluss vorhanden sind und funktionieren.
… Konten, Passwörter und Zugangsdaten für benötigte Software und Plattformen generiert wurden.
… Schlüssel, Schlüsselkarte oder Chips für den Zugang zum Gebäude da sind.
… es eine Liste gibt, aus der Hierarchie und Ansprechpartner im Unternehmen hervorgehen – beispielsweise als Teil einer Willkommensmappe, in der alle wichtigen Informationen für den Start zusammengefasst sind.
… alle Informationen zu Steuer und Versicherungen vorliegen. - Sozialen Faktor berücksichtigen
Ein/e neue/r Mitarbeiter/in ist mehr als eine bloße Arbeitskraft und Verstärkung Ihres Teams – er/sie ist auch ein neues Mitglied einer sozialen Gruppe. Um die Eingewöhnung zu erleichtern und damit auch schnell maximale Leistung abrufen zu können, sollten Sie sich auch um die soziale Integration des Neuen kümmern. Bestimmen Sie zum Beispiel einen Paten oder eine Patin, der/die als Ansprechpartner/in für die ersten Wochen gilt. Wer kümmert sich um die Begrüßung am ersten Tag? Wer stellt wann die Kollegen und Kolleginnen vor? Gibt es vielleicht ein erstes gemeinsames Mittagessen zum Kennenlernen? Diese soften Faktoren des Onboarding sollten nicht unterschätzt werden. Denn nur wer sich wohlfühlt, kann auch produktiv seinen Teil zum Erfolg des Unternehmens beitragen. - Prozess begleiten
Das neue Teammitglied wurde standesgemäß begrüßt und an seinen perfekt eingerichteten Arbeitsplatz geführt. Damit ist das Onboarding erledigt, oder? Im Idealfall lautet die Antwort hier „Nein“. Gerade in den ersten Tagen und Wochen herrscht bei den Neuen große Unsicherheit. Um dieser Unsicherheit entgegenzukommen, sollte der Onboarding-Prozess längere Zeit begleitet werden. Ein erstes Feedbackgespräch am Ende der Woche kann dabei helfen, potenzielle Probleme rechtzeitig aufzudecken und gegebenenfalls gegenzusteuern. Fühlen sich Angestellte von Beginn an ernst genommen, ist die Basis für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit bereits gebildet. Ein Einarbeitungsplan, in dem festgelegt ist, wann welche Aufgaben anstehen und zu erledigen sind, hilft des Weiteren dabei, die Onboarding-Phase für alle Seiten übersichtlicher zu gestalten.
Wie ein Fragebogen für neue Mitarbeiter bei der Einarbeitung helfen kann
Ganz gleich, ob Sie einen Onboarding-Prozess neu etablieren möchten oder bereits einen bestimmten Weg zur Einführung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter gehen: Der Input des Teams kann immer dabei helfen, die Prozesse zu optimieren. Je nach aktueller Lage kommen dabei verschiedene Möglichkeiten infrage:
Befragung neuer Mitarbeiter: Sie können Ihrem neuen Teammitglied direkt am ersten Tag oder in der ersten Woche einen Fragebogen vorlegen, in dem Sie abklären, was genau es sich vom Onboarding und der ersten Zeit im Job wünscht. So lassen sich bereits direkt zu Beginn eventuelle Missverständnisse ausräumen und unterschiedliche Erwartungen angleichen. Das gleiche Prinzip können Sie am Ende der Einarbeitungszeit anwenden. Wie kommt der Onboarding-Prozess an? Gab es Probleme oder Herausforderungen? Was könnte besser gemacht werden? Der Nachteil an diesem Vorgehen: Diese Art der Befragung ist nicht anonym – es kann also durchaus sein, dass der/die „Neue“ Hemmungen hat und nicht zu 100 Prozent die Wahrheit sagt, um es sich nicht direkt mit seinem/ihrem neuen Arbeitgeber zu verscherzen.
Befragung des Teams: Etwas anonymer, da mehr Teilnehmer vorhanden sind, und damit wahrscheinlich auch aussagekräftiger kann die Befragung des bereits bestehenden Teams erfolgen. Die Umfrage zu den persönlichen Erfahrungen beim Onboarding kann direkt mit einer allgemeinen Umfrage zur Arbeitszufriedenheit oder im Rahmen des Mitarbeiterfeedbacks durchgeführt werden. SurveyMonkey bietet Ihnen praktische Vorlagen für verschiedene Umfragen im Arbeitsumfeld, die sie einfach um die entsprechenden Fragen zum Thema Onboarding ergänzen können:
Damit der Fragebogen für neue Mitarbeiter und das bestehende Team auch die gewünschten Resultate bringt, sind ein paar Regeln zu beachten.
| Do‘s | Don‘ts |
| Umfragen so anonym wie möglich gestalten | Einzelne Teilnehmer auf ihre Antworten ansprechen |
| Fragen klar formulieren | Zu enge oder unklare Antwortmöglichkeiten vorgeben |
| Platz für eigene Anmerkungen und Ausführungen lassen/qualitative Fragen nutzen | Kritik am Onboarding-Prozess persönlich nehmen |