Checkliste für die Veranstaltungsplanung: In einfachen Schritten zu einem erfolgreichen Event

Erfolgreiche Veranstaltungen schinden Eindruck. Im Schnitt wird eine große Veranstaltung beispielsweise 1.400.000 Mal in den sozialen Medien erwähnt, bevor sie vorbei ist. Eine solche Veranstaltung sorgt für die Verbreitung von Informationen über Ihr Unternehmen, Ihre Mission oder Ihre Branche weit über Ihren unmittelbaren Einzugsbereich hinaus. Und das bedeutet: Es ist wirklich wichtig, jede Veranstaltung genau richtig hinzubekommen.

Wenn es Ihnen schwerfällt, sämtliche mit der Planung einer erfolgreichen Veranstaltung in Zusammenhang stehenden Aufgaben zu jonglieren, stehen Sie nicht alleine dar. Selbst die am besten organisierten Veranstaltungsplaner der Welt kämpfen mit den täglichen logistischen Aufgaben, ohne deren Erfüllung eine Veranstaltung gar nicht möglich wäre. Aber keine Sorge: Mit dieser praktischen 16 Wochen umspannenden Checkliste für die Veranstaltungsplanung bleiben Sie voll und ganz im Zeitplan.

16 Wochen vor der Veranstaltung

  • Setzen Sie sich Ziele. Weshalb veranstalten Sie das Event? Was hoffen Sie, damit zu erreichen? Geben Sie Ihrem Projekt eine Richtung, indem Sie ein Thema festlegen, klare Ziele setzen oder ermitteln, wie viele Teilnehmer Sie haben müssen, um einen neuen Rekord aufzustellen.
  • Stellen Sie Ihr Team zusammen. Weisen Sie den einzelnen Teammitgliedern Rollen zu: Programmadministration, Veranstaltungsvermarktung, Koordination der Abläufe oder Kassenverwaltung. Den Rollen sollten klare Vorgaben und, wenn möglich, quantifizierbare Ziele zugeordnet werden.
  • Wählen Sie einen Veranstaltungsort aus, dann ein Datum. Ermitteln Sie mithilfe einer Vorabumfrage zur Veranstaltung, welchen Betrag die Teilnehmer wahrscheinlich bereit wären auszugeben, welche Standorte für sie am praktischsten wären und mit wem sie Ihre Veranstaltung besuchen würden (Kinder, Partner, Kollegen, Freunde?). Kontaktieren Sie dann die Anbieter entsprechender Räumlichkeiten, um zu erfahren, welche Termine frei wären.
  • Buchen Sie den Star des Abends. Berufen Sie sich auf Ihr Netzwerk – und das Ihres Teams –, um einen interessanten Hauptredner, Presenter oder Künstler als Hauptact Ihrer Veranstaltung zu finden. Holen Sie die Bestätigung ein, dass dieser Hauptact verfügbar ist.
  • Stellen Sie einen Fahrplan für Ihre Veranstaltung auf. Da der Hauptact nun feststeht, können Sie den restlichen Ablauf der Veranstaltung planen. Wer und was soll sonst noch Bestandteil Ihrer Veranstaltung sein?
  • Stellen Sie ein Budget auf. Ermitteln Sie, was Ihr Fahrplan kosten wird und entscheiden Sie, wie Sie das bezahlen werden. Berechnen Sie, wie viel Sie über Anmeldegebühren, Aussteller, Sponsoren und andere Geldgeber einnehmen müssen. Stellen Sie anhand dieser Informationen die Anmeldegebühren und die Sponsorenstruktur auf.
  • Kontaktieren Sie Ihre Geldgeber. Wenden Sie sich an potenzielle Aussteller und Veranstaltungssponsoren und geben Sie ihnen Informationen über die Zielsetzung Ihrer Veranstaltung, Ihren Hauptact und Ihre Sponsorenstruktur.

12 Wochen vor der Veranstaltung

  • Unterzeichnen Sie den Vertrag mit Ihrem Hauptact. Bitten Sie Ihren Hauptact um Werbematerial – etwa Fotos und die Biographie. Organisieren Sie die Anreise und Unterbringung.
  • Unterzeichnen Sie Sponsorenverträge mit Ihren Geldgebern. Lassen Sie sich von jedem Sponsor Werbematerial wie Logos geben.
  • Machen Sie die Presenter klar. Sehen Sie sich noch einmal Ihr Netzwerk an und ermitteln Sie mögliche Presenter, Redner und Moderatoren. Fragen Sie nach Interesse und Verfügbarkeit der einzelnen Personen. Setzen Sie sie auf den Programmplan.
  • Kümmern Sie sich um Unterhaltung, Catering, Verkehrseinweiser und Security. Wenden Sie sich an Veranstaltungsanbieter und reservieren Sie Ihre Termine.
  • Beschaffen Sie sich Veranstaltungsgenehmigungen und Haftpflichtversicherungen. Wenden Sie sich an die Behörden vor Ort, falls Genehmigungen für Lebensmittel, Musik, Außenwerbung, Straßenabsperrungen oder Polizeischutz nötig sind. Die Haftpflichtversicherung deckt Personen- und Sachschäden sowie andere Vorkommnisse bei der Veranstaltung ab.
  • Kümmern Sie sich um das Branding Ihrer Veranstaltung. Schaffen Sie einen attraktiven Look für Ihre Veranstaltung. Dieser Look sollte sich dann durch Ihr Werbematerial, Ihre Veranstaltungsdekoration und Ihre Werbegeschenke ziehen.
  • Eröffnen Sie die Anmeldung. Ihr Online-Anmeldeformular sollte direkt auf den Punkt kommen und alle nützlichen logistischen Fragen zu Ankunftszeiten, Ernährungsbedürfnissen und T-Shirt-Größen beantworten.
  • Bewerben Sie die Veranstaltung. Erstellen Sie eine Website. Erstellen Sie eine Veranstaltung oder eine Seite in den sozialen Medien. Posten Sie Updates zu Rednern und Teilnahmebestätigungen prominenter Gäste. Sprengen Sie Ihre Kontaktliste. Senden Sie eine Pressemitteilung an relevante Medienorganisationen.

4 Wochen vor der Veranstaltung

  • Unterzeichnen Sie die Verträge mit Ihren Presentern und Veranstaltungsanbietern.
  • Kaufen oder mieten Sie die nötige Ausstattung. Fragen Sie Ihre Anbieter, was Sie bereitstellen müssen. Wenden Sie sich an den Anbieter der Räumlichkeiten, um zu erfahren, was dort vorhanden ist. Wenden Sie sich an entsprechende Lieferanten, um alles Fehlende zu kaufen oder zu mieten. Bereiten Sie Werbegeschenke und Produktproben für Ihre Veranstaltung vor.
  • Lassen Sie sich die Texte und Inhalte sämtlicher Reden und Präsentationen zukommen. Fordern Sie eine Kopie der Reden und Präsentationen Ihres Hauptacts und Ihrer Presenter an. Vergewissern Sie sich, dass sämtliche Inhalte angemessen sind und überarbeiten Sie sie zusammen mit den Presentern, sollte dies nicht der Fall sein.
  • Erstellen Sie ein Veranstaltungsprogramm und ein Skript. Stellen Sie einen Plan B für schlechtes Wetter oder geringe Teilnahme auf.
  • Stellen Sie Freiwillige zusammen. Ermitteln Sie Ihren Personalbedarf und versenden Sie eine offene Anfrage an alle Freiwilligen. Finden Sie für jeden Freiwilligen die perfekte Rolle, indem Sie in einem Online-Anmeldeformular für Freiwillige nach Fähigkeiten und Interessen fragen.

1 Woche vor der Veranstaltung

  • Schließen Sie die Anmeldung.
  • Verschicken Sie Infopakete. Versenden Sie ein Paket mit dem Veranstaltungsprogramm, der Speisekarte, Informationen zu den Presentern, den Kontaktdaten anderer Teilnehmer oder anderen nützlichen Informationen, um die Ziele der Veranstaltung zu erreichen. Dies ist auch ein guter Zeitpunkt, um die Teilnehmer nach ihren Erwartungen zu fragen. Wenn es für Ihre Veranstaltung eine App gibt, teilen Sie mit, wie die App heruntergeladen werden kann.
  • Organisieren Sie Medieninterviews für die Presenter. Wenden Sie sich an relevante Medienorganisationen mit einer Liste der Presenter der Veranstaltung, um das Interesse einzuschätzen. Vermitteln Sie den Presentern dann Interviewmöglichkeiten. Bereiten Sie Presseausweise vor. Richten Sie nach Möglichkeit am Veranstaltungsort einen Platz für Interviews ein.

Einen Tag vor der Veranstaltung

  • Machen Sie eine Papier- und eine digitale Kopie jeder Rede und jeder Präsentation. Meistens geht immer dann etwas schief, wenn viel auf dem Spiel steht.
  • Bereiten Sie alles vor. Vergewissern Sie sich, dass sämtliche Ausstattung und auch die Werbegeschenke vor Ort sind. Bauen Sie Anmeldeplätze, Tische, Stühle und Bühnen auf.
  • Weisen Sie die Freiwilligen ein. Übertragen Sie den Freiwilligen Verantwortlichkeiten und ordnen Sie sie kleinen weisungsgebundenen Gruppen zu, die jeweils von einem Mitglied Ihres Veranstaltungsteams geleitet werden.
  • Wenden Sie sich an die Medien. Lassen Sie sich die Teilnahme der einzelnen Medienorganisationen bestätigen.

Am Tag der Veranstaltung

  • Erfassen Sie Feedback in Echtzeit. Versenden Sie während der Programmpausen Feedback-Formulare zu der Veranstaltung. Diese Umfragen messen den Erfolg der Veranstaltung in Echtzeit und geben Ihnen die Chance, sich um Wünsche und Probleme zu kümmern, sobald diese auftreten.

Eine Woche nach der Veranstaltung

  • Bedanken Sie sich per E-Mail. Entwerfen Sie unterschiedliche E-Mails für Teilnehmer, Freiwillige und Presenter. Heben Sie das auf der Veranstaltung Erreichte hervor, etwa eine hohe Beteiligung, produktive Gespräche oder positives Feedback.
  • Fügen Sie eine Umfrage für Feedback nach der Veranstaltung bei. Mit einer solchen Umfrage messen Sie den Erfolg Ihrer Veranstaltung und beginnen mit der Planung Ihrer nächsten Veranstaltung. Passen Sie die Umfrage jeweils an die Zielgruppe an, sodass die für TeilnehmerFreiwillige und Presenter relevanten Themen angesprochen werden.

Mit einer umfangreichen Checkliste für die Veranstaltungsplanung bringen Sie Ihre Veranstaltung schnurstracks auf die Zielgerade zum Erfolg. Und denken Sie auch beim Abhaken der einzelnen Punkte auf der Checkliste daran, dass Sie Ihren Fortschritt am besten anhand der Ziele beurteilen können, die Sie sich selbst unter Punkt 1 gesetzt haben.

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