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Drei Gründe, weshalb Hochschulen bei der Datenerfassung während der Coronakrise vorsichtig sein müssen

Verfasser: Eric Johnson, Chief Information Officer bei SurveyMonkey

Eric Johnson

Eine neue Datenwelle rollt auf die Hochschulen zu – und dieses Mal ist es ein Tsunami. Die weltweite Corona-Gesundheitskrise trägt dazu bei, dass immer mehr sensible Daten von Studierenden, Dozenten und Mitarbeitern innerhalb und außerhalb der Hochschule erfasst werden müssen, insbesondere wenn es um Gesundheit und Sicherheit geht.

Da die Erfassung vertraulicher Daten für viele Organisationen immer wichtiger wird, werden auch der Schutz und die Sicherheit dieser Daten immer wichtiger. Lesen Sie weiter, um drei Gründe zu erfahren, weshalb Hochschulen bei der Datenerfassung während der Coronakrise wachsam sein sollten und was zum Schutz getan werden kann.

Grund 1: Mitarbeiter und Studierende erstmals im Homeoffice

Der jüngste Anstieg von Studierenden, Lehrkräften und Hochschulmitarbeitern, die im Homeoffice arbeiten, erhöht das Potenzial für Risiken bei der Datensicherheit, weshalb die Protokolle für die Informationssicherheit überarbeitet werden müssen. Erschwerend kommt hinzu, dass Hacker häufig Krisen ausnutzen, um Schwachstellen zu finden und Phishing-Angriffe zu starten. Die Wahrscheinlichkeit von Datenlecks oder schlimmer noch von Datenverstößen steigt, da viele neuerdings im Homeoffice arbeitende Mitarbeiter unerfahren sind, wenn es um Sicherheitsprotokolle geht. So sind sie beispielsweise nicht mit bestimmten Sicherheitsprotokollen vertraut oder nicht über die besten Methoden zur Vermeidung sogenannten Social Hackings informiert.

Studierende und Mitarbeiter benötigen möglicherweise eine Auffrischung der Sicherheitsempfehlungen, um sich selbst zu schützen – beispielsweise durch Überprüfung der Absender- und Ziel-URL, bevor ein Link in einer E-Mail angeklickt wird, die scheinbar von der Hochschule stammt.

Darüber hinaus stellen eigene Computerressourcen ein Sicherheitsrisiko dar, wenn diese nicht durch Sicherheitsstandards bzw. Sicherheitslösungen der Organisation geschützt sind. Durch diese Szenarien, gepaart mit der sehr viel höheren Anzahl von Fernzugriffen, ist das IT-Personal wahrscheinlich überfordert.

Um diese Risiken zu mindern und die erfassten sensiblen Daten zu schützen, ist es für Hochschulen wichtig, entsprechende Vorkehrungen zum Schutz der Daten zu treffen. Ein guter Anfang ist ein solides Programm für Sicherheitsschulungen zum Erkennen und Melden von Phishing und zum Verständnis der Richtlinien für den Umgang mit Daten. Investieren Sie in Lösungen, die sicherstellen, dass die Daten sowohl zugänglich als auch sicher sind.

68 % der IT-Fachleute sind der Meinung, dass das Risiko der Erfassung ungesicherter, sensibler Informationen durch die aktuelle Pandemie gestiegen ist.

Quelle: SurveyMonkey Audience-Studie unter IT-Professionals im Jahr 2020

Grund 2: Die Erfassung sensibler Daten nimmt zu

Viele Hochschulen und Organisationen fügen Umfragen zu ihren Technologieplattformen hinzu, um die Herausforderungen der Coronakrise zu meistern. Durch die zunehmende Anzahl von Befragungen, die von Anfragen zu Reiseplänen bis hin zu Fragen über mögliche Kontakte mit infizierten Personen reichen können, wird eine unausweichliche Flut an persönlichen und gesundheitsbezogenen Informationen erzeugt.

Es gibt viele Möglichkeiten, wie Umfragedaten bei der Entscheidungsfindung an Hochschulen in Zeiten von Corona helfen können. Das Madison Area Technical College nutzte zum Beispiel die Corona-Vorlagen von SurveyMonkey, um Mitarbeiter und Studierende auf einen erfolgreichen Wechsel zum Arbeiten im Homeoffice bzw. Lernen von zu Hause aus vorzubereiten. Ziel war dabei, ein Verständnis dafür zu entwickeln, wie sich die Studierenden anpassen, welche Ressourcen fehlen und was Studierende und Dozenten über die Einführung dauerhafter Online-Kurse denken. Das Feedback aus der Umfrage ermöglichte schnell einen Aktionsplan, um die Vorzeigeschulung der Hochschule zur Vorbereitung des Online-Unterrichtens namens „Preparing to Teach Online“ im Sommer zu verstärken und 70 % der College-Kurse im Herbst online durchzuführen.

„Ich hatte das Gefühl, dass wir wirklich eine Frage hinsichtlich der allgemeinen Gesundheit und den Herausforderungen der Dozenten stellen mussten, die sich plötzlich alle auf unbekanntem Terrain befanden. Niemals zuvor in unserem Leben haben wir eine Krise dieses Ausmaßes erlebt, ob als Hochschule, Land oder Welt.“ "

Robin Nickel, Director of Assessment, Madison College

Darüber hinaus verwenden die Gouverneurin des Bundesstaats Rhode Island, Gina Raimondo, und das Gesundheitsministerium von Rhode Island SurveyMonkey zusammen mit Salesforce, um Menschen zu beobachten, die dem Coronavirus ausgesetzt waren oder positiv getestet wurden, um ein Verständnis dafür zu entwickeln, wie sich die Krankheit ausbreitet und welche Auswirkungen sie auf die Bürger hat. Weitere Möglichkeiten, wie Organisationen Umfragen nutzen, um die Coronakrise positiv zu beeinflussen, finden Sie hier

Grund 3: Der Einsatz nicht genehmigter Technologie in Organisationen nimmt zu

In Verbindung mit der Tatsache, dass bis zu 59 % der Beschäftigten in den USA im Homeoffice arbeiten, sind Unternehmen einem größeren Risiko ausgesetzt. Nämlich dann, wenn von den Beschäftigten für berufliche Zwecke eingesetzte Geräte und Anwendungen von ihren Institutionen nicht unterstützt oder genehmigt werden.

Eine aktuelle SurveyMonkey Audience-Studie für IT-Fachleute* hat ergeben, dass 59 % der Befragten der Meinung sind, dass das Risiko durch den Einsatz nicht genehmigter Technologie aufgrund der aktuellen Pandemie gestiegen ist. Wie können Organisationen also ihre Online-Daten schützen und die Bedrohungen im Zaum halten?

Die Studie zeigt, dass IT-Fachleute die folgenden Maßnahmen ergreifen:

  • 29 % der Befragten installieren neue Technologien, um Transparenz
    und Überwachungsfunktionen zu gewährleisten
  • 21 % geben an, dass sie Governance-Richtlinien durchsetzen
  • 14 % beschränken den Zugriff auf sensible Daten
  • 36 % ergreifen Maßnahmen durch eine Kombination der oben genannten

87 % der Kunden geben an, dass das Risiko, dass sensible Daten in falsche Hände gelangen, durch SSO gesenkt wurde.

Quelle: TechValidate-Studie aus dem Jahr 2019 unter Benutzern von SurveyMonkey Single Sign-On (SSO)

So kann SurveyMonkey Enterprise Sie unterstützen

SurveyMonkey Enterprise bietet viele Features zum Schutz sensibler Daten, um sicherzustellen, dass diese Daten in Ihrer Hochschule sicher und konform verwahrt werden. Hier einige dieser Features:

  • Protokolle zur Kontoaktivität zeigen den Verlauf sämtlicher Personen an, die auf das Konto zugegriffen haben, sowie die Aktionen, die sie durchgeführt haben.
  • Das Administrator-Dashboard gibt einen Überblick über Benutzer, Konten und alle erfassten Umfragedaten. Es ermöglicht auch die Benutzerverwaltung durch die Bereitstellung von Konten und die Zuweisung von Rollen und Berechtigungen.
  • Die automatische Benutzerabmeldung verringert die Wahrscheinlichkeit, dass Benutzer versehentlich Daten preisgeben, indem sie vertrauliche Informationen für jeden zugänglich auf dem Bildschirm hinterlassen.
  • In der zentralen Daten- und Benutzerverwaltung können Administratoren die Daten von Personen, die eine Organisation freiwillig oder unfreiwillig verlassen, neu zuordnen.
  • Die Datenverschlüsselung (TLS) verringert das Risiko, das mit der Teilnahme von Personen an Umfragen verbunden ist, unabhängig vom verwendeten Gerät, und gewährleistet die Sicherheit vom Browser bis zum Server, wo die Daten verlässlich gespeichert werden.
  • Optionen zur Reduzierung der identifizierbaren Attribute von Beantwortungen (etwa IP-Adressen) helfen, die Privatsphäre Ihrer Befragten zu schützen und ihnen diese Sorge zu nehmen.
  • Durch SSO können Organisationen kontrollieren, wer auf ein mit ihrer Domäne verknüpftes SurveyMonkey-Konto zugreifen kann, und zur Erhöhung der Sicherheit können Authentifizierungsrichtlinien erstellt werden.

Während Organisationen und Hochschulen weiterhin die Herausforderungen meistern, die durch die Coronakrise entstanden sind, sollten sich IT-Fachleute über die Art der Daten, die erfasst werden, und deren Handhabung Gedanken machen.

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*Methodik: Diese Online-Meinungsumfrage wurde am 28. Mai 2020 unter einer Gesamtstichprobe von 263 Erwachsenen im Alter ab 18 Jahren durchgeführt, die in den Vereinigten Staaten leben und in Vollzeit beschäftigt sind. Die Umfrage wurde über SurveyMonkey Audience durchgeführt, ein Online-Panel, bei dem die Befragten gegen eine Vergütung an Umfragen teilnehmen.