Das Austrittsgespräch: Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen richtig verabschieden
Wie Sie als Unternehmen das Abschlussgespräch im Rahmen des Offboarding-Prozesses richtig nutzen können.
Warum sind Austrittsgespräche so wichtig?
In jedem Unternehmen kommt es zu Kündigungen bzw. zum Weggang von Mitarbeitern. Sie sollten sich jedoch diese Gelegenheit nicht entgehen lassen, um wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen. Wenn Sie im Rahmen Ihres Offboarding-Prozesses standardmäßig ein Austrittsgespräch mit scheidenden Mitarbeitern führen, erhalten Sie möglicherweise aufrichtiges Feedback und wichtige Informationen über deren Erfahrungen in Ihrem Unternehmen.
Der Vorteil gegenüber einer klassischen Umfrage zur Mitarbeiterzufriedenheit: Selbst wenn diese anonym durchgeführt wird, haben die Angestellten oft Hemmungen, komplett ehrlich zu sein – gerade wenn es um Kritik und negative Aspekte geht. Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen, haben in diesem Sinne „nichts mehr zu verlieren“. Als Interviewer können Sie davon ausgehen, ehrliche Antworten zu erhalten, die Sie und das Unternehmen in Sachen Personalführung und zukünftiger Mitarbeiterbindung wirklich weiterbringen.
Was sollten Sie beim Exit-Interview fragen?
Grundsätzlich können Sie bei einem Austrittsgespräch die Mitarbeiter all das fragen, was Sie auch bei einer regulären Mitarbeiterbefragung gerne erfahren möchten. Dazu gehören beispielsweise Fragen wie:
- Wie zufrieden waren die Beschäftigten mit ihrem Gehalt?
- Wie war die Beziehung zu den Vorgesetzten? Und wie zu den Kolleginnen und Kollegen?
- Inwiefern entsprach die Tätigkeit ihren Fähigkeiten?
- Waren die Entwicklungsmöglichkeiten angemessen?
- Waren Sie mit der Work-Life-Balance bei uns zufrieden?
- Wie empfanden Sie das Arbeitsklima im Unternehmen?
- Welche Austrittsgründe gibt es für die Beschäftigten (bei Kündigung von Seiten der/des Angestellten)?
- Würden die ehemals Beschäftigten das Unternehmen als Arbeitgeber weiterempfehlen?
Was sollten Sie bei Austrittsgesprächen vermeiden?
Auf der anderen Seite gibt es auch einige Punkte, die beim klassischen Austrittsgespräch nichts zu suchen haben. Zu vermeiden sind beispielsweise folgende Dinge:
- Exit-Interviews sollten kein persönliches Abschlussgespräch mit Kollegen oder den Vorgesetzten sein. Um möglichst neutrale Antworten zu bekommen, wird das Gespräch am besten von der Personalabteilung durchgeführt. So entsteht eine vertrauliche, offene Atmosphäre, bei der die Wahrheit ihren Platz findet.
- Aus diesem Grund sollte das Exit-Gespräch auch nicht mit einer fachlichen Übergabe oder anderen Prozessen im Rahmen der Kündigung vermischt werden. Nur wenn das Exit-Interview für sich steht, kann man sich auf die wesentlichen Aspekte konzentrieren.
- Auch wenn es sich um scheidende Mitarbeiter handelt: Vertraulichkeit ist das A und O. Die Ergebnisse aus dem Austrittsgespräch sollten nicht im Flurfunk die Runde machen oder per Rundmail an die komplette Abteilung verschickt werden. Eine möglichst anonymisierte Auswertung und daraus resultierende Maßnahmen und Verbesserungen sollten das Ziel sein. Mit lückenhafter Diskretion verspielen Sie nur das Vertrauen des Teams.
- Ebenfalls wichtig: Bauen Sie Bedenken ab. Machen Sie den Mitarbeitern klar, dass die Antworten auf die Fragen keinen Einfluss auf ihr Arbeitszeugnis haben oder ihre Chancen auf dem Arbeitsmarkt oder gar eine spätere Rückkehr ins Unternehmen verschlechtern. Es geht einzig und allein um Erkenntnisse, die das Personalmanagement verbessern sollen – nicht um persönliche Probleme.
Mitarbeiterzufriedenheit: Fragebogen und Vorlagen für das Austrittsgespräch
Statt eines persönlichen Austrittsgesprächs können Sie auch einen entsprechenden Fragebogen vorbereiten und diesen an die Mitarbeiter versenden – beispielsweise mit SurveyMonkey. Eine digitale Version der Exit-Gespräche kann dabei mehrere Vorteile haben:
- Manchen fällt es leichter, schriftlich Kritik zu äußern. So können Sie auch eher schüchternen Mitarbeitern die Möglichkeit geben, ihr Feedback frei und ungehemmt an Sie weiterzutragen.
- Gerade in großen Unternehmen kommt es häufiger zu Personalwechseln. Ein standardisierter, digitaler Fragebogen hilft einerseits dabei, dass immer die gleichen Punkte abgefragt werden, und vereinfacht andererseits die Auswertung der Austrittsbefragung. So kann einfacher unterschieden werden, ob bestimmte Kritikpunkte Einzelfälle sind oder sich immer wiederholen.
- Das erstmalige Erstellen des Fragebogens scheint zunächst zeitaufwendig – auf lange Sicht sparen Sie sich aber viel Zeit und können effizienter agieren.
Noch einfacher und schneller geht es, wenn Sie auf passende Vorlagen für den Fragebogen zurückgreifen. SurveyMonkey hat hier eine Mitarbeiterbefragung für den Offboarding-Prozess vorbereitet, die Sie übernehmen, anpassen und für Austrittsgespräche mit Ihren Mitarbeitern nutzen können.
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