Profitieren Sie optimal von Projektmanagement-Software – mit Umfragen und Quiz

Ganz gleich, welche Rolle Sie in einem Projekt haben: Es ist durchaus wahrscheinlich, dass Sie eine Projektmanagement-Software einsetzen.

Diese Software effektiv einsetzen zu können ist der Schlüssel zur Optimierung Ihres Projektmanagements. Aber wie stellen Sie sicher, dass Ihr Team die Software nach seinen Möglichkeiten optimal nutzt? Und wie können Sie gegebenenfalls die Nutzung optimieren?

Die Antwort lautet: Durch Umfragen und Quiz.

Doch bevor wir uns mit Umfragen und Quiz und deren Rolle in diesem Zusammenhang befassen, lassen Sie uns darauf eingehen, was Projektmanagement-Software eigentlich ist und wie Mitarbeiter diese optimal einsetzen können.

Projektmanagement-Software – ein Überblick

Mit Projektmanagement-Software können Mitarbeiter einzelne Projekte organisieren, planen und durchführen. Dies umfasst das Festlegen der Projektleistungen und die Terminierung für jedes Projekt, die Aufgabenverteilung an die entsprechenden Akteure und die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten.

Wie und wo Projektmanagement-Software eingesetzt wird, hängt von den Mitarbeitern und ihrer Position ab. Allgemein gilt:

  • Mitarbeiter in Führungspositionen betrachten Projekte auf übergeordneter Ebene.

Dazu gehört beispielsweise das Erstellen und Analysieren der Berichte für die in Arbeit befindlichen Projekte. Anhand dieser Berichte können sie dann sehen, wer an welchem Projekt arbeitet und wie eng die Projekte und Unternehmensziele miteinander verknüpft sind.

  • Mitarbeiter ohne Führungsposition befassen sich hauptsächlich mit ihren eigenen Projekten.

Die einzelnen Projektangehörigen sind in der Regel mit Fragen wie „Wann muss dieses Projekt fertig sein?“, „Was ist der nächste Schritt in diesem Projekt?“ und „Auf welches Projekt sollte ich mich im Moment konzentrieren?“ beschäftigt. Die Beantwortung dieser Fragen hilft ihnen, die Prioritäten hinsichtlich ihrer Zeit und Arbeit zu setzen.

  • Mitarbeiter mit der Aufgabe, die Gesamtnutzung der Software durch das Team zu verwalten.

Diese Mitarbeiter arbeiten im Allgemeinen in einer betrieblich orientierten Funktion. Ihre Aufgabe besteht unter anderem darin, zu prüfen, ob die Verwaltung der Projekte ordnungsgemäß erfolgt, ob die Projekte zeitgerecht ausgeführt werden und ob die Mitarbeiter sowohl zeitnah als auch auf für sie relevante Weise für die Software geschult werden.

Das Projektmanagement selbst ist für viele Unternehmen und Mitarbeiter eine absolute Notwendigkeit und es gibt unzählige Softwarelösungen dazu auf dem Markt, darunter so beliebte wie Trello, Jira, Basecamp und Microsoft Project.

Ermitteln Sie anhand von Umfragen, wie und wo die Software eingesetzt oder verbessert werden kann.

Wie setzen nun Ihre Mitarbeiter die Projektmanagement-Software ein?

Dies können Sie ganz leicht herausfinden: Fragen Sie sie! Hier einige Anregungen für relevante Fragen:

  • Warum nutzen Sie unsere Projektmanagement-Software?
  • Was schätzen Sie, wie oft Sie unsere Projektmanagement-Software einsetzen?

Anhand der Antworten auf diese Fragen können Sie ermitteln, wie und in welchem Maß Ihre Mitarbeiter vom Einsatz der Software profitieren. Was Sie auch erkennen können, ist, wo die Software vielleicht nicht ausreichend eingesetzt wird – entweder, weil die betroffenen Bereiche als nicht wichtig genug eingeschätzt werden oder weil die Mitarbeiter mit dem Einsatz der Software in diesen Bereichen nicht wirklich vertraut sind.

Über eine Umfrage können Sie auch herausfinden, wo die Projektmanagementsoftware Ihre Mitarbeiter noch stärker unterstützen kann. Es ist gut möglich, dass Mitarbeiter ihre Meinung nicht gern öffentlich bekanntgeben, wohl aber in einer Umfrage. Wenn die Beantwortungen anonym bleiben, steht den Mitarbeitern eine Plattform zur Verfügung, auf der sie Kritik und Ideen auf direkte und ehrliche Weise äußern können.

Hier noch ein paar Anregungen für Fragen, die Sie stellen könnten:

  • In welchem der folgenden Bereiche sollte unsere Projektmanagement-Software Ihrer Meinung nach verbessert werden?
  • Wo würden Sie im Moment gerne unsere Projektmanagement-Software einsetzen, können dies aber nicht?
  • Falls zutreffend: In welchem der folgenden Bereiche würden Sie gern eine Schulung erhalten, um unsere Projektmanagement-Software besser nutzen zu können?

Last but not least: Stellen Sie wenigstens eine offene Frage. Die Antworten Ihrer Mitarbeiter könnten Sie überraschen und Sie dabei unterstützen, fundiertere Entscheidungen zu treffen.

Mit Quiz können Sie Informationen vermitteln und Wissenslücken aufdecken.

Wenn Sie wissen möchten, wie gut Ihre Mitarbeiter die Software kennen und ob es Bereiche mit Verbesserungspotenzial gibt, dann können Quiz ein hilfreiches Werkzeug sein.

Segmentieren Sie zunächst die Mitarbeiter anhand ihrer Rolle. Entwickeln Sie dann für jede von Ihnen definierte Rolle leichte, mittelschwere und schwere Fragen.

Beispiel: Eines der Segmente sind Mitarbeiter ohne leitende Funktion, die die Software für das Management ihrer Projekte einsetzen. Diese Mitarbeiter müssen Aufgaben wie diese verstehen:

  • Erstellen eines Tickets (leicht)
  • Generieren eines Berichts (mittelschwer)
  • Aufbau eines benutzerdefinierten Dashboards (schwer)

Berücksichtigen Sie beim Entwurf Ihres Quiz und der Ergebnisanalyse diese Tipps:

  • Weisen Sie den Fragen, die sich mit wesentlichen Themen beschäftigen oder die im Vergleich mit anderen eine stärkere Herausforderung darstellen, eine höhere Gewichtung zu. Auf diese Weise sehen Sie an den erzielten Punktzahlen, wie gut sich die Mitarbeiter mit der Software auskennen.
  • Wenn Befragte die falsche Antwort zu einer Frage auswählen, könnten Sie ihnen individuelles Feedback  geben. Dieses könnte beispielsweise nicht nur die richtige Antwort anzeigen, sondern auch erklären, weshalb diese Antwort richtig ist. Eine großartige Gelegenheit für Ihre Mitarbeiter, Neues zu lernen und ihr Wissen auszuweiten.

3) Ermitteln Sie die Fragen, die am häufigsten falsch beantwortet wurden. Schauen Sie sich dann an, welche falschen Antworten mit der höchsten Wahrscheinlichkeit ausgewählt wurden und lassen Sie diese Erkenntnisse in die nächste Schulung für Ihr Team einfließen.

Suchen Sie nach einer einfachen Lösung, Ihre Mitarbeiter in einem Quiz zu befragen? Möchten Sie einen der eben genannten Tipps für sich nutzen? Dann testen Sie unser Online-Quiz-Tool. →

Ihre Projektmanagement-Software ist ein wichtiges Werkzeug zum Erreichen Ihrer Unternehmensziele. Damit Sie die Software optimal nutzen können, lohnt es sich zu ermitteln, wie sie eingesetzt wird, wo sie weniger gewinnbringend ist und wie die Mitarbeiter am besten von einer Schulung profitieren können. Über Umfragen und Quiz gewinnen Sie die nötigen Erkenntnisse für jeden dieser Bereiche.

Starke Tools für Neugierige – SurveyMonkey