So kommunizieren Sie effektiv die Verkleinerung Ihres Unternehmens
Erfahren Sie, wie Sie Entlassungen innerhalb Ihres Unternehmens kommunizieren können, und was Sie danach tun sollten.
Downsizing ist für ein Unternehmen sehr schwierig, und Kündigungen von Beschäftigten sind eine komplexe und herausfordernde Aufgabe. Ausscheidende Beschäftigte erleben eine Vielzahl von Emotionen wie Wut, Traurigkeit und Angst. Auch die verbleibenden Mitarbeitenden machen sich Sorgen über die zunehmende Arbeitsbelastung und ihr eigenes Schicksal.
Eine wirksame Kommunikation ist bei Personalabbau von entscheidender Bedeutung. Der Prozess verläuft reibungsloser, wenn Sie sich Gedanken machen und Ihre wesentlichen Botschaften gut vorbereiten. Transparente, angemessene Kommunikation wirkt sich selbst dann positiv auf Ihre Marke aus, wenn Sie Kündigungen für Beschäftigte aussprechen müssen.
Um Sie dabei zu unterstützen, dieses schwierige, aber nicht ungewöhnliche Vorhaben zu bewältigen, haben wir einige wichtige Überlegungen und Ratschläge zusammengestellt, wie Sie Ihren Mitarbeitenden den Stellenabbau mitteilen können.
Seien Sie offen und ehrlich
Bevor Sie mit den Beschäftigten kommunizieren, müssen Sie einen Kommunikationsplan mit wohlüberlegten, transparenten und konsistenten Mitteilungen der Geschäftsführung erstellen. Es ist wichtig, dass Sie Ihre Botschaft an die Belegschaft klar und deutlich formulieren. Ihre Mitteilungen werden möglicherweise auch veröffentlicht. Bereiten Sie deshalb E-Mails, häufig gestellte Fragen und eine Erklärung für die Medien im Voraus vor. Ihre Botschaft sollte vor allem transparent und ehrlich sein.
Ungewissheit kann zu Ängsten und unmotivierten Beschäftigten führen. Wenn Sie transparent sind und Informationen so früh wie möglich bereitstellen, vermeiden Sie Probleme wie eine brodelnde Gerüchteküche. Transparenz verhindert auch, dass Ihr Unternehmen das Vertrauen der verbleibenden Belegschaft verliert. Die Tatsache, dass sich Nachrichten über Entlassungen aufgrund der flächendeckenden Nutzung sozialer Medien verbreiten, ist schwierig zu verhindern. Stellen Sie deshalb sicher, dass Ihre Strategie darin besteht, den Kommunikationsplan schnell und effizient auszuführen, angefangen bei den betroffenen Beschäftigten.
In der Kommunikation mit den betroffenen und den verbleibenden Mitarbeitenden sollten Sie offen und ehrlich über die Gründe für die Kündigungen sprechen. Legen Sie offen dar, weshalb der Stellenabbau notwendig ist. Und teilen Sie auch mit, welche anderen Optionen in Betracht gezogen, umgesetzt oder verworfen wurden. Wenn Sie Ihren Mitarbeitenden gegenüber von Anfang an transparent sind, werden diese von den Neuigkeiten weniger überrascht und für Ihre Mitteilungen empfänglicher sein.
Führen Sie Einzelgespräche
Wenn möglich, sollten Sie den betroffenen Beschäftigten die Kündigungen in Einzelgesprächen durch Vorgesetzte ihres Vertrauens mitteilen. Planen Sie genügend Zeit ein, damit die Betroffenen die Informationen verarbeiten können. Halten Sie die Treffen dennoch kurz genug, um zu verhindern, dass Diskussionen und Gerüchte entstehen, wenn entlassene Mitarbeitende mit Kollegen sprechen. Führt ein Unternehmen eine Verkleinerung durch, haben die Mitarbeitenden häufig Fragen. Bieten Sie ihnen die Möglichkeit, sich nach der Besprechung mit der Geschäftsleitung in Verbindung zu setzen, da möglicherweise weitere Fragen auftreten, sobald sie Zeit hatten, die Neuigkeiten zu verarbeiten.
Halten Sie für Beschäftigte, die nicht im Büro sind, Videokonferenzen ab, um die Neuigkeiten persönlich zu übermitteln. Auch wenn diese Mitarbeitenden nicht vor Ort sind, verdienen sie die gleiche Chance, die Nachricht auf respektvolle Weise von einer von Ihnen geschätzten Führungskraft zu erfahren.
Bieten Sie ausscheidenden Mitarbeitenden Unterstützung an
Zeigen Sie Mitgefühl und informieren Sie die Beschäftigten, deren Arbeitsplätze betroffen sind, klar und direkt. Auch wenn Sie sich angespannt fühlen, ist es wichtig, den richtigen Ton zu treffen, der Ihr Mitgefühl widerspiegelt. Teilen Sie diesen Mitarbeitenden mit, welche Art von Abfindungspaket oder Leistungen sie erwarten können und welche Unterstützung sie erhalten werden. Zeigen Sie Einfühlungsvermögen und vermeiden Sie Konzernjargon.
Denken Sie daran, dass Ihre übrige Belegschaft genau beobachtet, wie Sie mit der Situation umgehen. Nach den Entlassungen möchten Sie, dass diese eine positive Einstellung haben, und wenn sie Ihr Mitgefühl für ihre ehemaligen Kollegen sehen, können Sie das fördern.
Kommunizieren Sie mit den übrigen Beschäftigten
Ihre Kommunikation mit den verbleibenden Mitarbeitenden wirkt sich stark auf deren zukünftige Zufriedenheit aus. Sie sollten sich darauf einstellen, dass diese Menschen eine Achterbahn der Gefühle durchleben, wenn sie den Personalabbau und die Auswirkungen auf ihre eigene Rolle und Verantwortung verarbeiten.
Diejenigen, die nicht entlassen wurden, leiden möglicherweise unter der „Schuld der Überlebenden“ der Kündigungen, was zu einer geringeren Produktivität und schlechteren Stimmung führen kann. Versichern Sie Ihren verbleibenden Mitarbeitenden, dass ihre Arbeitsplätze sicher sind, und bereiten Sie sich auf Veränderungen in der Unternehmenskultur und im Engagement der Beschäftigten vor.
Die Unternehmensleitung muss proaktiv die Gründe für den Stellenabbau und die Pläne des Unternehmens für die Zukunft darlegen. Das trägt dazu bei, das Vertrauen in die Organisation wiederherzustellen und der Belegschaft die Gewissheit zu geben, dass das Unternehmen auch weiterhin reibungslos funktionieren wird.
Die folgenden Schritte helfen Ihnen, mit Ihren Mitarbeitenden zu kommunizieren, um nach dem Personalabbau Ängste zu mindern und positiv in die Zukunft zu blicken:
- Besprechungen abhalten: Transparenz ist zu diesem Zeitpunkt unerlässlich. Ganz gleich, ob Sie mit allen Mitarbeitenden auf einmal oder in kleineren Gruppen mit ihnen sprechen: Sie müssen ihnen die Gründe für den Personalabbau und den Plan für die Zukunft Ihres Unternehmens verständlich machen.
- Erklären Sie die Entlassungen: Gehen Sie darauf ein, weshalb der Stellenabbau notwendig war, wie viele Beschäftigte betroffen waren, wie die Kündigungsentscheidungen getroffen wurden, welche Leistungen die betroffenen Mitarbeitenden erhalten haben und wie das Unternehmen sich entwickeln soll. Die Übermittlung dieser Informationen verhindert die Angst vor dem Unbekannten und kann einige der Sorgen schmälern, die ihre Belegschaft möglicherweise empfindet.
- Beantworten Sie Fragen: Wenn ein Unternehmen eine Verkleinerung durchführt, haben die Beschäftigten häufig Fragen. Beantworten Sie diese Fragen mit einfühlsamen Antworten. Die Emotionen sind nach den Entlassungen wahrscheinlich am Köcheln. Seien Sie darauf vorbereitet, sowohl Fragen zum gesamten Unternehmen als auch zu den einzelnen Abteilungen zu beantworten.
- Sprechen Sie über Rollen und Verantwortlichkeiten: Kündigungen führen in der Regel zu einer Neuverteilung der Aufgaben. Die verbleibenden Beschäftigten müssen über die veränderten Berichtsstrukturen, die Arbeitsbelastung und die sich wandelnden Erwartungen aufgeklärt werden.
- Laufende Überprüfung der Auslastung: Lassen Sie Ihre verbleibenden Mitarbeitenden wissen, dass ihre Vorgesetzten ihre Arbeitsbelastung beobachten werden und für Gespräche über die Anpassung an neue Aufgaben und Verantwortlichkeiten offen sind.
- Erläutern Sie die künftige Entwicklung des Unternehmens: Nennen Sie die positiven Aspekte, die Sie sich von diesen Veränderungen in der Belegschaft versprechen. Das gibt den Mitarbeitenden das Gefühl, dass sie mit Ihnen auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten.
- Richten Sie eine Kommunikationszentrale ein: Unabhängig davon, ob Sie das Intranet Ihres Unternehmens, Slack-Kanäle oder eine andere Möglichkeit nutzen, sollten Sie einen zentralen Ort für wichtige Unternehmensnachrichten festlegen. Teilen Sie dies Ihren Mitarbeitenden mit und veröffentlichen Sie an der Stelle regelmäßig Beiträge.
Zuhören ist Teil einer effektiven Kommunikation
Vergessen Sie nicht, dass Zuhören der Schlüssel zur Kommunikation ist. Sie möchten zwar Ihre Botschaft vermitteln, sollten sich aber auch die Ängste und Sorgen Ihrer Mitarbeitenden anhören. Denn auch wenn Sie eine Nachricht mitzuteilen haben, kommt es letztlich den Beschäftigten, den Führungskräften und dem Unternehmen zugute, wenn Sie den Reaktionen Ihrer Belegschaft zuhören, ihre Emotionen anerkennen und mit Einfühlungsvermögen darauf eingehen.
Veröffentlichen Sie die Neuigkeiten für externe Stakeholder
Wie bereits erwähnt, sollten Sie damit rechnen, dass Ihre Mitteilungen an die Öffentlichkeit gelangen. Ein Teil Ihres Kommunikationsplans sollte eine Medienerklärung für externe Interessengruppen enthalten. Es ist wichtig, dass Nachrichtenquellen und Kunden vom Downsizing im Unternehmen zuerst von Ihnen erfahren, damit Sie die Berichterstattung in der Hand haben. Dies sollte kurz nach Ihrer internen Mitteilung über den Personalabbau geschehen.
Baut ein Unternehmen Stellen ab, haben externe Stakeholder häufig viele Fragen. In der Kommunikation mit diesen externen Interessengruppen sollten die Gründe für die Verkleinerung in einen Kontext gestellt und genau erläutert werden, um die Anzahl der möglichen Fragen zu verringern. Teilen Sie mit, welche Schritte Sie unternehmen, um die betroffenen Beschäftigten zu unterstützen, z. B. Abfindungszahlungen, Ressourcen, die diesen bei der Suche nach neuen Arbeitsplätzen helfen, und andere Arten der Unterstützung, die Ihr Unternehmen anbietet.
Versichern Sie Ihren Kunden und Stakeholdern, dass sich der Personalabbau nicht auf Ihre Services auswirken wird. Erläutern Sie ihnen, dass interne Umstrukturierungen stattfinden und dass sie über alle Änderungen in den Teams, mit denen sie normalerweise zusammenarbeiten, auf dem Laufenden gehalten werden.
Seien Sie sich bewusst, dass Sie von den Medien beobachtet werden. Sie können zwar nicht steuern, was über Sie gesagt wird, aber Ihre konsistenten Mitteilungen an alle Beschäftigten und Stakeholder können dazu beitragen, dass die Geschichte kein Selbstläufer wird.
Fazit: Kommunikation ist der Schlüssel bei der Verkleinerung von Unternehmen
Eine klare, transparente und wirksame Kommunikation ist beim Downsizing von entscheidender Bedeutung. Es ist wichtig, einen Kommunikationsplan zu erstellen, der es Ihnen ermöglicht, den Prozess schnell zu durchschreiten. Eine transparente Kommunikation ist auch der beste Weg, um zu verhindern, dass der Stellenabbau Ihre Marke in Mitleidenschaft zieht.
Führen Sie kurz nach dem Personalabbau eine Umfrage zur Mitarbeiterzufriedenheit unter den verbleibenden Beschäftigten durch. Nutzen Sie die erfassten Daten, um fundierte Entscheidungen zur Verbesserung der Unternehmenskultur, zu Veränderungen am Arbeitsplatz und zur Motivation der verbleibenden Mitarbeitenden zu treffen.
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