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Wie Umfragen den Projektlebenszyklus unterstützen

Wie Umfragen den Projektlebenszyklus unterstützen

Alle, die in einem Team arbeiten, wissen eines ganz genau: Jedes Projekt hat sein eigenes Tempo. Von der Entwicklung bis zum Abschluss besteht jeder Lebenszyklus eines Projekts aus mehreren Phasen und jede einzelne dieser Phasen erfordert von Ihnen andere Fähigkeiten, die Kommunikation mit unterschiedlichen Beteiligten und die Fokussierung auf wechselnde Abgabeanforderungen.   

Aber eines haben diese unterschiedlichen Phasen gemeinsam: Sie alle tragen zum Erfolg eines Projekts bei. Und weil diese so ineinander verwoben sind, brauchen Sie sich auch nicht nur auf Umfragen zu konzentrieren, die nach Projektende stattfinden. Sicher sind Umfragen zur Mitarbeiterzufriedenheit nach dem Projektende oder die Bitte um Feedback nach Veranstaltungsende großartige Möglichkeiten, den Einfluss eines Projekts zu messen, aber es gibt noch viele weitere Wege während der eigentlichen Projektphasen Umfragen zu nutzen. 

Wir zeigen Ihnen auf anschauliche Weise, wie sie mit Umfragen alle Projektphasen Ihres Teams nutzbringend begleiten können. Wenn Sie diese Chancen nutzen, gewinnen Sie mehr Erkenntnisse, treffen fundiertere Entscheidungen und können sich leichter mit den Mitgliedern Ihres Teams und anderen Beteiligten vernetzen.

Blick auf einen typischen Projektlebenszyklus

Es gibt keine identischen Projekte, aber bei jedem Projekt gehen Sie wahrscheinlich durch ähnliche Phasen. Angenommen, es geht um die Markteinführung eines neuen Produkts. Die Phasen eines solchen Projekts könnten in etwa so aussehen:

  • Planung: Ihr Team konzentriert sich darauf zu ermitteln, wo die Vorlieben aktueller und potenzieller Kunden liegen und ob diese eventuell am Kauf des neues Produkts interessiert sind. 
  • Abstimmung: Sie setzen sich mit den maßgeblich Beteiligten, den Stakeholdern, zusammen, um deren Motivation und eventuell vorhandene Bedenken zu verstehen. So gerüstet kann Ihr Team darstellen, wie das Unternehmen von diesem neuen Produkt profitiert. Es kann den Projektumfang festlegen und die nötigen Ressourcen und finanziellen Mittel sichern.  
  • Einführung: Sie arbeiten eng mit der Marketingabteilung und dem Vertrieb zusammen, um das Produkt möglichst effektiv zu präsentieren. In dieser Phase führen Sie eventuell auch Wettbewerbsanalysen durch, damit Sie die Kunden zielsicherer gewinnen können. 
  • Post-Launch: Jetzt, da Sie die Markteinführung feiern, ist der richtige Zeitpunkt herauszufinden, a) wie gut die Kunden mit dem neuen Produkt zufrieden sind und b) was nach Meinung der Stakeholder gut gelaufen ist und was für künftige Projekte und den Geschäftserfolg noch verbessert werden kann. 

In diesem Beispiel könnte eine Umfrage ausschließlich nach Projektende, wie bspw. eine Feedbackumfrage zur Kundenzufriedenheit, dazu führen, dass Ihnen viele interessante Erkenntnisse entgehen, die für das Projekt und das gesamte Team von Vorteil wären. 

Hier sollte erwähnt werden, dass ein erweiterter Einsatz von Umfragen nicht gleichzusetzen ist mit umfangreicher Mehrarbeit für Ihr Team. Die Umfragen, die Sie in jeder Projektphase versenden, können kurz und knackig sein und trotzdem wichtige Erkenntnisse bringen.

Überdenken Sie den Einsatz von Umfragen während des Projektlebenszyklus

Eine Neubetrachtung des Einsatzes von Umfragen in Ihren Projekten kann die Produktivität, die Kommunikation und die Wirkung des Projekts stark verändern, vor allem, wenn Sie im Moment Umfragen nur nach Projektende nutzen. 

Wenn Teamarbeit und abteilungsübergreifende Zusammenarbeit für den Erfolg des Projekts von hoher Wichtigkeit sind, können Umfragen während des gesamten Lebenszyklus eines Projekts die Zusammenarbeit intensivieren. Hier ein paar nützliche Ideen:

Stellen Sie Ideen und Prioritäten auf den Prüfstand

Die Durchführung von Umfragen schon in den frühen Projektphasen ermöglicht Ihnen, Ihre Ideen zu überprüfen und die nächsten Schritte zu validieren. Wenn wir beim obigen Beispiel der Projekteinführung bleiben, können Sie schon in der Produktentwicklungsphase eine Umfrage senden, um zu erfahren, ob dieses neue Produkt bei den Kunden ankommt. Auf diese Weise kann Ihr Team leichter Schwachstellen und noch nicht befriedigte Bedürfnisse Ihrer Kunden sowie Kaufbarrieren und den passenden Preisbereich ermitteln. 

Außerdem kommt Ihnen diese Vorbereitung zugute, sobald Sie sich mit den Stakeholdern zusammensetzen. Möglicherweise bietet sich hier die Visualisierung Ihrer Ergebnisse in einem individuellen Dashboard an. Wenn einige Beteiligte direkten Zugriff auf die Umfrageergebnisse wollen, könnte für diese Interessierten ein Teilnutzerplatz eine gute Idee sein, damit sie die Wahrnehmung der Kunden im Detail nachvollziehen können.

Stimmen Sie das Projekt auf die Stakeholder ab

Apropos Stakeholder: Umfragen können für die Projektabstimmung genau das As sein, das Sie brauchen. Finden Sie schon vor Präsentation des Projekts heraus, worauf die Stakeholder besonders anspringen. Was möchten sie erfahren? Welche Bedenken haben sie? Was weckt ihre Begeisterung am stärksten? Laden Sie Ihre Teamkollegen ein, die Ergebnisse zu kommentieren. So können Sie Ihre Präsentation im Voraus für die Stakeholder maßschneidern und eventuell noch offene Fragen beantworten.

Profitieren Sie von Ihrer Stammkundschaft

Solange Sie noch in der Sondierungsphase über den Umfang des vorgeschlagenen neuen Produkts sind, übersehen Sie nicht einige der wichtigsten Stimmen: die Ihrer treuen Kunden. Bitten Sie diese in einer Umfrage um ihre Meinung: Was ist gut am neuen Produkt? Was fehlt noch? Und wie passt das neue Produkt zu deren sonstigen Standardeinkäufen? 

Stimmen Sie sich mit Ihrem Team ab

Die Einführungsphase eines Projekts geht oft mit einer gewissen Hektik einher und hier ist es besonders sinnvoll, mit dem Team im Austausch zu bleiben. Sie könnten über eine Umfrage kreative Ideen dazu sammeln, wie das neue Produkt am besten sowohl intern als auch den Kunden bekannt gemacht werden kann. Oder Sie befragen die Vertriebsmitarbeiter, ob Unklarheiten hinsichtlich der Positionierung des Produkt bestehen.

Eine weitere Möglichkeit: Sie testen mit einer Vorabumfrage, ob der Teamtarif für Ihr Team wie erwartet funktioniert. Möchten bestimmte Teammitglieder andere Zugriffsrechte? Haben sie intensiv versucht, mehr Mitarbeiter an die Analyse zu setzen? Die Antworten auf diese Fragen hilft nicht nur den Team-Administratoren bei der optimalen Nutzung der Teamplätze, sie werfen auch ein Licht auf die Herausforderungen insgesamt, denen das Team in diesem Projekt gegenüberstand. Dazu können z. B. Engpässe an bestimmten Stellen des Projekts oder eine ungleiche Arbeitsbelastung gehören. 

Denken Sie über die Kundenzufriedenheit hinaus

Nach Eintritt in die Post-Lauch-Phase ist eine Umfrage zur Kundenzufriedenheit eine logische Fortsetzung. Aber für solche externen Umfragen nach Abschluss des Projekts gibt es weit mehr Möglichkeiten. Sie könnten diese Zeit auch dafür nutzen, die Kunden zu fragen, wie Ihr Produkt im Vergleich zu Produkten von Mitbewerbern abschneidet. Dadurch erhalten Sie neue Verbesserungsvorschläge und können den nächsten großen Wurf planen. 

Schließen Sie den Kreis mit den Stakeholdern

Wenn Sie nach der Produkteinführung intern die Zufriedenheit messen, kann Ihnen dies wertvolle Erkenntnisse bringen. Erfassen Sie Feedback von den Stakeholdern und Teamkollegen dazu, was sie für dieses Produkt als nächsten Meilenstein sehen, was bei der Einführung gut funktioniert hat und was noch glatter hätte laufen können. Diese retrospektive Erhebung hilft, den Kreis zu schließen und für alle Beteiligten die Prozesse zu optimieren.

Befragen Sie die Hauptbeteiligten und stellen Sie diese in den Mittelpunkt

Dieses Beispiel einer Produkteinführung könnten Sie mit einer Umfrage abschließen, die die Personen, die hinter diesem Produkt stehen, und deren Arbeit in den Fokus rückt. Bitten Sie einige wichtige Stakeholder und Beteiligten, ein paar Fragen zu beantworten: Wie haben sie das Produkt hergestellt? Welche Bedürfnisse befriedigt dieses Produkt? Welche kreativen Prozesse erforderte die Entwicklung des Projekts? Die Antworten können Sie als Zitate in den sozialen Medien, in Werbekampagnen oder in internen Slack-Kanälen platzieren. Dadurch wird all die harte Arbeit, die geleistet wurde, anerkannt und es kann zu interessanten Diskussionen über Ihre neuste Innovation kommen.

Eine Produkteinführung ist nur eines von vielen Beispielen dafür, wie Sie eine ganzheitliche Sicht des Projektlebenszyklus erhalten, die durch Erkenntnisse auf jeder Ebene befeuert wird. Wir hoffen, dass unsere Ideen Sie inspirieren, neue Wege zu gehen, um Umfragen nutzbringend in Ihre Projekte zu integrieren.