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8 Schritte für eine Mitarbeiterbefragung in Zeiten von Corona

8 Schritte für eine Mitarbeiterbefragung in Zeiten von Corona

Fühlen sich Ihre Mitarbeiter in dieser unsicheren Zeit der oft landesweiten Ausgangsbeschränkungen und sozialer Distanzierung unterstützt? Die gute Nachricht für Manager, Führungskräfte und Personalprofis, für die diese Thematik zu den größten Bedenken in der Corona-Krise zählt: Wir sind an dem Thema dran und haben Umfragen, die helfen können. Wir haben uns mit unseren Experten der Umfrageforschung zusammengesetzt und zwei Vorlagen vorbereitet, die Sie nutzen können, um Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation in den kommenden Wochen zu kontrollieren und zu bewerten.

Weshalb ist jetzt ein guter Zeitpunkt, um diese Umfragen zu senden? Weil die Menschen verunsichert sind und offene Kommunikation möchten. Wir haben das Thema mit SurveyMonkey Audience untersucht und Folgendes herausgefunden: 86 % der Menschen hielten es für angemessen bzw. vollkommen angemessen, dass ihr Arbeitgeber ihnen in der derzeitigen Situation Umfragen sendet, während 27 % tatsächlich der Meinung waren, sie sollten mehr Umfragen von ihrem Arbeitgeber erhalten. 

Also beseitigen Sie einen Teil der Unsicherheit und befragen Sie Ihre Mitarbeiter. Unsere erste Umfragevorlage ist für die gesamte Organisation gedacht – stellen Sie sich die Vorlage als Momentaufnahme für die Unternehmensführung vor, die eine hohe Transparenz ermöglicht. Die zweite Vorlage ist eher taktisch ausgerichtet und soll den einzelnen Managern helfen, die Stimmung ihrer Mitarbeiter im Team zu ermitteln. Wir zeigen Ihnen für beide Vorlagen, wie Sie sie erfolgreich in Ihrer Organisation einsetzen. 

Schritt 1: Bestimmen Sie den richtigen Absender 

Wählen Sie dafür jemanden, der sowohl das Interesse als auch die Befugnis hat, die Arbeitsbedingungen der Mitarbeiter zu verändern. Außerdem sollten Sie bereit sein, basierend auf dem erhaltenen Feedback Änderungen vorzunehmen. Am besten eignet sich wahrscheinlich eine leitende Person aus der Personalabteilung, etwa die Personalleitung, der Vorstand der Personalabteilung oder die Leitung für Mitarbeiterengagement.

Schritt 2: Entscheiden Sie vor dem Loslegen, ob Sie zusätzliche Tools benötigen

Wenn Ihre Organisation größtenteils zur Arbeit im Homeoffice übergegangen ist und Sie derzeit keinen Mechanismus haben, Feedback zu dieser neuen Arbeitsweise zu erfassen, dann brauchen Sie wahrscheinlich ein Umfrage-Tool (wie SurveyMonkey). Doch Sie benötigen möglicherweise auch zusätzliche Kommunikationsmöglichkeiten mit Ihren Mitarbeitern oder auch Speicherplatz für die Online-Speicherung und Organisation Ihrer Daten. Stellen Sie zusammen, was Sie aus Informationssicht brauchen, bevor Sie sich an Ihre Mitarbeiter wenden.

Schritt 3: Definieren Sie Ihren Befragungsansatz

Bevor Sie Ihr Umfrageprogramm zum Coronavirus starten, sollten Sie eine Methodik und einen Projektplan für das weitere Vorgehen definiert haben. Dieser Plan gibt das Wer, Was, Wann, Wo und Wie Ihres Umfrageprogramms vor. Nehmen Sie sich etwas Zeit, um Folgendes zu überlegen: 

  • Befragungsansatz: Entscheiden Sie, welche Umfragen Sie senden möchten, und welches Ziel jede einzelne Umfrage verfolgt. Wir empfehlen eine unternehmensweite Umfrage, die eine hohe Transparenz ermöglicht und eine weitere taktische Umfrage für lokale Manager. 
  • Zeitrahmen und Intervalle: Entwickeln Sie einen Zeitrahmen für Entwurf und Bereitstellung Ihrer Umfrage, einschließlich Umfragetermine, Intervalle für Umfragewiederholungen und Termine zur Analyse der Ergebnisse. Wir empfehlen zu Beginn die einmalige Durchführung und dann eine wiederholte Bewertung alle 30 Tage. Wenn Sie regelmäßige Umfragedurchführungen wünschen, können Sie das in SurveyMonkey auch automatisieren
  • Kommunikation: Entwickeln Sie eine Gliederung der wesentlichen Kommunikation, einschließlich der Kommunikation vor und nach der eigentlichen Umfrage. Nachfolgend finden Sie einige Empfehlungen für die Kommunikation!
  • Rollen und Verantwortlichkeiten: Bestimmen Sie, wer eine Rolle in der Entwicklung und Verteilung der Umfrage spielen soll. Legen Sie außerdem möglichst fest, welche Personen basierend auf den Antworten Maßnahmen ergreifen sollen. 

Schritt 4: Entwerfen Sie Ihre Umfrage mithilfe unserer Vorlagen 

Im nächsten Schritt entwerfen Sie Ihre Umfrage. Und hier kommen unsere Vorlagen ins Spiel! 

Die erste Vorlage ist für die breite Nutzung durch das Personal- und Führungsteam gedacht.

Die zweite Vorlage soll den einzelnen Managern helfen, zu ermitteln, wie ihre einzelnen Teams jetzt und in den kommenden Wochen zurechtkommen.

Beide Umfragen können Sie in der Umfrageerstellung ganz spezifisch an Ihre Organisation anpassen und gleichzeitig bei den Fragen, die Sie aus der Vorlage übernehmen, von Benchmark-Daten profitieren.

Sie können die Umfragen auch mit Ihrem Branding versehen, damit sie ein internes, vertrautes Erlebnis bieten. 

Schritt 5: Legen Sie den Plan für die Kommunikation VOR Durchführung der Umfrage fest 

Wie Sie über Ihre Umfrage sprechen, kann sich stark auf die Beantwortungsquote auswirken. Sie sollten außerdem Ihre Kommunikationsstrategie und Ihre Verteiler überdenken. Beginnen wir mit der Kommunikation vor Durchführung der Umfrage. 

Für die Kommunikation vor Durchführung der Umfrage schlagen wir vor, dass Sie zum einen eine unternehmensweite Ankündigung versenden, die sich auf die übergreifenden Unternehmensziele konzentriert, und zum anderen eine E-Mail speziell an Manager und Führungskräfte in Ihrer Organisation mit der Handlungsaufforderung, die Managerumfrage zu nutzen. 

Die unternehmensweite Ankündigung ist der erste Kontaktpunkt, um die Mitarbeiter zu informieren, dass Sie diese Umfragen starten. Das können Sie in einer Betriebsversammlung mitteilen, über das Intranet des Unternehmens oder per E-Mail.

Geben Sie dabei möglichst folgende Informationen bekannt: 

  • Zeitplan für die Umfrage und wie sie verschickt wird 
  • Was die Umfrage misst und weshalb das wichtig ist
  • Wie Sie vorhaben, die Ergebnisse auszuwerten und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen

Manager spielen eine entscheidende Rolle in diesem Mitarbeiterfeedback-Prozess und auch dabei, die Ergebnisse in Maßnahmen umzusetzen. Die Manager-spezifische Kommunikation sollte Folgendes umfassen: 

  • Eine Betonung der Rolle, die die Manager spielen, und welche Erwartungen Sie an deren Engagement haben
  • Hervorhebung der Wichtigkeit der Team-Teilnahme am Programm

Schritt 6: Senden Sie die Umfrage 

Da Sie Ihre Umfrage nun entworfen haben und deren Ankündigung erfolgt ist, versenden Sie im nächsten Schritt die Umfrage selbst. Wir schlagen vor, für die beiden Umfrageprogramme unterschiedlich vorzugehen. 

Für die organisationsweite bzw. unternehmensweite Umfrage können Sie entweder den E-Mail-Collector oder einen Weblink in Ihrem üblichen Kommunikationsportal nutzen. Wenn nur interne Mitarbeiter die Umfrage beantworten sollen, nutzen Sie Single Sign-On (SSO) für die Authentifizierung der Teilnehmer für Ihre Umfrage.

Legen Sie einen Termin fest, bis zu dem die Mitarbeiter die Umfrage beantworten sollen, und senden Sie gegebenenfalls mindestens eine Erinnerung. Ein Zeitraum von zwei Tagen zur Beantwortung der Umfrage reicht üblicherweise aus.

Für die Managementumfrage empfehlen wir, die IT- oder Personalabteilung um eine Liste aller Manager zu bitten. Dann fordern Sie die Manager dazu auf, ein SurveyMonkey-Konto anzulegen. (Zur Erinnerung: Wir erlassen ab sofort bis zum 15. Juni alle Überschreitungsgebühren.) Danach können Sie eine Arbeitsgruppe erstellen, zu der Sie die Manager hinzufügen und in der Sie die Umfrage freigeben. 

Wenn Sie nicht möchten, dass Personen die Umfrage ändern oder alle Ergebnisse einsehen können, können Sie die Gruppenberechtigungen beschränken. Sobald Manager zur Arbeitsgruppe gehören, können Sie den E-Mail-Collector oder einen Weblink nutzen, um die Umfragen in ihren Teams freizugeben. Anleitungen hierfür wurden den Managern in der an sie gerichteten E-Mail vor Durchführung der Umfrage mitgeteilt. Wir empfehlen, diese Umfrage von den Managern wöchentlich in Form von regelmäßigen Umfragen versenden zu lassen. Auf diese Weise sind sie stets darüber informiert, wie sich ihr Team im Zuge der weltweiten Veränderungen fühlt.

Schritt 7: Werten Sie die Ergebnisse aus und ergreifen Sie Maßnahmen

Nach Bereitstellung der Umfragen legen Sie im Kalender einen Zeitpunkt fest, um so bald wie möglich mit wichtigen Projektbeteiligten über die Ergebnisse zu sprechen. 

Konzentrieren Sie sich auf die Bereiche, in denen Sie derzeit am besten Maßnahmen ergreifen können. Das macht die nächsten Schritte nicht nur besser durchführbar, sondern hilft Ihnen auch, die Auswirkungen der nächsten Stimmungsumfrage zu bewerten. 

Achten Sie bei der Managementvorlage darauf, dass alle Manager die nötige Dokumentation und Schulung dazu haben, wie auf Feedback zu reagieren ist und wie die Daten zur Umsetzung der Ergebnisse zu nutzen sind. Wenn möglich, organisieren Sie Sitzungen, in denen Manager Fragen stellen können. Ist das nicht möglich, können Sie den Managern FAQ-Dokumente an die Hand geben, mit denen sie auf die Bedürfnisse der einzelnen Mitarbeiter eingehen können.

Schritt 8: Informieren Sie über die Maßnahmen, die Sie nach Erhalt der Ergebnisse ergreifen

Die Mitarbeiter werden wissen wollen, was Sie mit ihrem Feedback anstellen. Die Bekanntgabe der allgemeinen Ergebnisse der Umfrage und Ihre Pläne zu möglichen Reaktionen lässt die Mitarbeiter wissen, dass sie ernst genommen werden. Halten Sie Ihre Mitarbeiter ständig auf dem Laufenden und fordern Sie sie zu weiteren Kommentaren und Feedback auf. Und dann beginnen Sie von vorn! 

Im Moment heißt es mit Sicherheit nicht „Business as usual“. Doch kann ein Umfrageprogramm im Rahmen der Reaktion Ihres Unternehmens oder Ihrer Organisation auf den Coronavirus Ihnen Erkenntnisse dazu liefern, wie sich Ihre Belegschaft fühlt und wo in den nächsten Wochen und auch darüber hinaus zusätzliche Unterstützung nötig ist. Ein solches Umfrageprogramm ist nur ein kleiner Baustein, aber er kann in Ihrer Organisation hoffentlich dazu beitragen, ein Gemeinschaftsgefühl zu schaffen – und dieses Gefühl ist gerade im Moment so wichtig wie nie.